Comment maintenir la qualité en cas d'externalisation

Avec la montée en puissance d'Amazon et la menace qui pèse sur les modèles de vente au détail traditionnels, les sociétés de fabrication de produits subissent de la pression pour améliorer leur marge bénéficiaire pourtant déjà très mince. Pour une entreprise, sous-traiter la fabrication d'un produit à une entreprise étrangère peut constituer un excellent moyen de réduire ses coûts. Alors que le monde des affaires tend de plus en plus à se mondialiser, de nombreuses entreprises se tournent naturellement vers l'externalisation.

Ce n'est toutefois pas si simple. Même la sous-traitance vers les pays développés à économie de marché peut entraîner des complications. Les contrats entre fournisseurs et fabricants doivent être complets, rigoureux et régis par une stratégie claire et définie. La réputation de votre marque repose sur la qualité de votre produit. Confier cette responsabilité à une autre entreprise constitue donc une décision importante. Du contrôle de la qualité des produits aux délais de livraison et aux pièces et composants utilisés, vous devez prendre en compte de nombreux éléments importants avant de décider d'externaliser la production et de sélectionner l'entreprise qui en sera responsable.

Avant même qu'un contrat de sous-traitance puisse être signé, les dirigeants d'entreprise doivent appliquer des mesures de contrôle de la qualité garantissant le respect des normes de qualité des produits. Voici quelques conseils sur la façon de procéder.

Choix du fournisseur

L'un des aspects les plus importants de l'externalisation consiste à trouver le bon sous-traitant. Commencez par identifier une sélection de partenaires potentiels, puis envoyez à chacun une demande de propositions (DP). C'est à ce stade que vous devez définir clairement vos exigences et vos attentes concernant le processus de fabrication, la qualité du produit, les réparations, les matériaux, les processus de test, la capacité, la surveillance et la création de rapports. Il est également essentiel d'exiger des références (nous recommandons au moins trois clients existants) quant à votre partenaire d'externalisation potentiel.

Audit

Demander à un cabinet d'audit indépendant local d'examiner les capacités et les mesures de contrôle de la qualité du sous-traitant peut être un bon moyen de brosser un tableau plus clair des écueils éventuels. Les auditeurs examineront plusieurs domaines clés, notamment les méthodes de contrôle de la qualité, les stratégies de production, les mesures de test, les actions correctives et les inspections. Avec cette information en main, vous serez beaucoup mieux équipé pour prendre une décision éclairée.

Demander à un cabinet d'audit indépendant local d'examiner les capacités et les mesures de contrôle de la qualité du sous-traitant peut être un bon moyen de brosser un tableau plus clair des écueils éventuels.

Examen des installations

Un audit ou un rapport distinct doit être réalisé quant aux installations du sous-traitant potentiel. Les installations jouent un rôle essentiel dans le contrôle de la qualité, et cet audit peut aider à garantir que les employés travaillent dans un environnement sécuritaire. L'inspection des installations doit respecter les paramètres définis par l'Organisation internationale de normalisation (ISO), en utilisant une liste de contrôle ISO 9001-2000. Cette liste de contrôle décrit les exigences relatives à un système de gestion de la qualité. Cela demande que l'organisation démontre sa capacité à fournir, de façon uniforme et constante, un produit répondant aux exigences des clients et conforme à la réglementation en vigueur. L'analyse de chaque élément de la liste aidera à dresser un portrait détaillé des installations de l'entreprise, à savoir ses forces, ses faiblesses et ses défauts.

Élaborez un plan d'inspection sur site

Prenez des dispositions pour que des ingénieurs spécialisés vérifient le produit à différentes étapes de son cycle d'élaboration. Demandez à vos ingénieurs de visiter les installations lorsque la production est en cours, puis de nouveau lorsque le produit est terminé et prêt à être expédié. La mise en œuvre de ce type de plan permet d'éviter des corrections chronophages plus tard dans le processus et réduit les risques liés à la qualité.

Vous pouvez également envisager d'embaucher votre propre directeur ou ingénieur responsable du contrôle de la qualité (CQ) ou de l'assurance de la qualité (AQ) pour donner des conseils et des précisions à chaque étape du processus de fabrication. Il s'agit généralement d'un directeur ou ingénieur CQ/AQ canadien résidant et travaillant dans la ville où a lieu la production. Grâce à cette façon de procéder, vous êtes en mesure de développer une relation beaucoup plus étroite avec le fabricant et de superviser l'entièreté du processus de fabrication et de contrôle de la qualité, de la conception du produit au début de la production en passant par l'emballage et l'expédition, et ce, sur une base quotidienne, à temps plein.

Selon les modalités de fabrication ou le type de produit, il n'est pas toujours possible de procéder ainsi. Or, pour les produits susceptibles de présenter un risque grave ou à long terme de responsabilité du fait des produits (c'est-à-dire qui portent une longue période de règlement) ou qui réclament un niveau élevé d'expertise technique, les fabricants doivent sérieusement envisager de recruter leur propre équipe de CQ/AQ sur site.

Faites un compte-rendu de vos recherches

Partagez vos plans, conclusions et résultats d'audit avec votre équipe de direction et demandez à chacun de fournir une rétroaction ou des questions supplémentaires concernant chaque sous-traitant potentiel. Éliminez ensuite les candidats qui ne répondent pas à vos critères. Produisez une analyse détaillée de chacune des entreprises restantes, en mettant en évidence leur rendement dans les domaines qui sont les plus importants pour vous. Après avoir longuement analysé chaque candidat ainsi que leurs forces et faiblesses respectives, vous devriez être en mesure d'arrêter votre choix.

Il existe une autre façon…

L'externalisation auprès de fabricants étrangers constitue une tendance qui gagne en popularité dans le monde actuel, mais ce n'est pas nécessairement la meilleure option pour vous. Il est vrai que l'externalisation est susceptible de réduire considérablement les coûts, mais un cycle de production mal exécuté peut nuire à la réputation de votre entreprise et vous laisser avec une liste de rappel de produits insurmontable.

Il existe des moyens de réussir à faire de la sous-traitance auprès de sociétés étrangères, mais ces moyens ne conviennent pas à tous; il est tout à fait possible d'arriver à la conclusion que cela n'est pas profitable pour votre société. Assurer la production par le biais d'entreprises nord-américaines peut constituer la meilleure option pour les entreprises qui comptent sur des produits répondant à des normes de qualité élevées.

Le choix du meilleur fabricant chargé de créer votre produit est l'une des décisions d'affaires les plus importantes que vous aurez à prendre. Rappelez-vous que « moins cher » ne signifie pas toujours « plus de valeur » : il est donc important de procéder aux vérifications nécessaires au moment d'examiner vos options. Des partenaires étrangers peuvent vous aider à faire fructifier votre entreprise, mais la solution à vos besoins en matière de production se trouve parfois plus près que vous ne le pensiez.